Handige weetjes

Het contractbeheer van Hybrid SaaS is uitgebreid met vele functies. Sommige functies zullen makkelijker te begrijpen zijn dan andere. Deze rubriek zal antwoord geven op de meest voorkomende functies zodat het contactbeheer perfect kan worden ingericht en worden afgestemd op de organisatie.

Importeren van een order in een contract

Door middel van een paar stappen is het mogelijk om een order om te zetten in een (bestaand) contract.

Keur de order goed door op Goedkeuren te klikken, handel de order af door op Afgehandeld te klikken, klik vervolgens op Contract om de order om te zetten in een contract.

Order omzetten in een contract

Indien er een contract wordt gevonden van dezelfde relatie zal de volgende melding worden weergegeven: "Er zijn lopende contracten gevonden wilt u deze order hier aan toevoegen?".

Ja: Kies het contract waar de order aan toegevoegd dient te worden. De orderregels zullen aan het lopende contract worden toegevoegd.

Nee: Op basis van order zal een nieuw contract worden aangemaakt.

Looptijden contractregel vastleggen in order

Het is mogelijk om de looptijd (begin- en einddatum) vast te leggen.

Door een bestaand contract te koppelen in de order is het mogelijk om de begin-, einddatum en voorwaarden over te nemen.

Looptijden en voorwaarden uit contract overnemen

Begindatum: Vul hier de datum in waarop de contractregel van kracht dient te gaan

Einddatum: Vul hier de datum in waarop de contractregel dient te eindigen. Indien er geen datum wordt ingevuld zal de contractregel oneindig doorlopen.

Automatisch verlengen: Vink deze optie indien de contractregel door dient te lopen nadat de einddatum is verstreken.

Eventueel is het mogelijk om afwijkende voorwaarden in te stellen op orderregelniveau

Open de orderegel en ga naar het tabblad Productie/tijdregistratie

Afwijkende voorwaarden instellen op de orderregel vastleggen

Begindatum: Indien het veld wordt leeg gelaten zal de datum op het hoofd tabblad worden overgenomen

Einddatum: Indien het veld wordt leeg gelaten zal de datum op het hoofd tabblad worden overgenomen

Automatisch verlengen: Vink deze optie indien de contractregel door dient te lopen nadat de einddatum is verstreken.

Indien gewenst is het mogelijk om de de factor aan te passen. De factor is het aantal keer dat het item wordt uit gefactureerd gedurende de looptijd van het contract. Dit aantal wordt overigens niet gebruikt in het contract zelf.

Aantal van orderregel wordt als losse regels opgeslagen

Bij het importeren van een order in een contract zal het aantal van de orderregel als losse regels worden geïmporteerd onder het tabblad variabele looptijden. Op deze manier kan ieder product afzonderlijk worden beheert op begin- en einddatum.

Orderregels worden als losse regels opgeslagen in het contract

Product aanmerken als repeterende kosten (maandelijks terugkerende kosten)

Een product kan als eenmalige maar ook als repeterend worden aangemerkt. Geef op de productkaart aan of het product repeterend is door het vinkje aan te zetten.

Ga naar et tabblad Prijzen, zet het vinkje aan bij Repeterende kosten

Producten instellen als repeterende kosten

Indien deze functie is aangevinkt zal het product als eenmalige kosten worden toegevoegd op het contract.

Product uitsluiten om te importeren in een contract

Het is mogelijk om producten uit te sluiten om te importeren in een contract. Op deze manier blijven de producten op de order staan maar worden deze bij de import niet meegenomen naar het contact.

Ga naar het tabblad Prijzen, zet het vinkje aan bij Niet importeren in contract

Producten uitsluiten voor import naar contract

Contractwaarden splitsen op aantal of prijs

Indien er gebroken tijdperiodes (maanden, kwartalen, jaren e.d.) worden gefactureerd kan de splitsing belangrijk zijn.

Contractregel splitsen op aantal of prijs

Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van een contract met 10 producten per maand, tegen een maandprijs van €25,-- . De facturatie vindt per kwartaal plaats.

Splitsen op aantal

Contractregel splitsen op aantal voorbeeld

Indien er met bijvoorbeeld prepaidkaarten wordt gewerkt dienen er eenheden worden opgeboekt. In dit geval dient het aantal vermenigvuldigd met de interval zodat deze correct worden verwerkt.

Splitsen op prijs

Contractregel splitsen op prijs voorbeeld

Bij het splitsen op prijs blijft het aantal handhaaft en wordt de prijs aangepast.

Generatiemomenten voor facturatie instellen

Het is mogelijk om de generatiemomenten voor de facturatie precies in te stellen zoals je dat zelf wilt. Hiervoor zijn drie variabelen nodig; "Moment", "Interval" en Contractwaarde. Hieronder zijn een aantal voorbeeld gegeven van Facturatiemomenten ten opzichte van de contractwaarde.

Generatiemoment bepalen ten op zichten van contractwaarde

Hieronder zullen een aantal voorbeelden worden gegeven van de facturatiemomenten ten opzichte van de contractwaarde.

Contractwaarde per jaar - Facturatie per kwartaal

Contractwaarde per jaar met facturatie per kwartaal

Contractwaarde per maand - Facturatie per kwartaal

Contractwaarde per jaar met facturatie per kwartaal

Contractwaarde per week - Facturatie per 4 weken

Contractwaarde per jaar met facturatie per kwartaal

Facturen opmaken (genereren) vanuit contracten

Er zijn 3 verschillende methoden om facturen op te maken op basis van contracten.

Optie 1: Ga naar Contracten genereren, Selecteer de datum tot wanneer de contracten verwerkt dienen te worden, klik Verwerken

Facturen als batch verwerken op basis van verwerkingsdatum

Optie 2: Selecteer een of meerdere contracten in het contractoverzicht , klik op Genereren

Facturen opmaken vanuit contractoverzicht

Optie 3: Open het contract, ga naar het tabblad Planning, selecteer de facturatiemomenten, klik op Opmaken

Facturen opmaken vanuit planningsoverzicht contract

In alle bovenstaande gevallen zal de factuur worden weergegeven bij Nieuwe facturen.
Bijdragen aan dit artikel?

Wil je dit bewerken of veranderingen voorstellen aan deze inhoud? Je kan wijzigingen aan dit artikel indienen middels GitHub.