Van verkooporder tot inkooporder

Deze rubriek geeft een beschrijving van het proces vanaf een verkooporder tot en met een inkooporder. Het proces is in verschillende stappen beschreven zoals hieronder is weergegeven.

Het hele proces vanaf een offerte t/m een inkooporder

STAP 1: Nieuwe order aanmaken

Maak een verkooporder (offerte) aan.

Nieuwe order aanmaken

Keur de order goed door op Goedkeuren zodat deze de status “Geaccepteerd” krijgt.

Order/ Offerte goedkeuren

Nadat de order is geaccepteerd worden bij “Backorderfase” de optie Reserveren

Producten reserveren

Door de order te reserveren worden de volgende acties gedaan:

Bij Te bestellen bij leverancier worden alle producten weergegeven welke niet op voorraad zijn.

Dit overzicht geeft alle orderregels weer welke (nog) niet op voorraad zijn en welke besteld dienen te worden. Dit noemt men Backorderregels.
Wanneer orderregels in dit bakje staan is het mogelijk om de order te deblokkeren en eventueel één of meerdere statussen terug te zetten.
In de orderregel wordt het aantal eenheden weergegeven welke besteld dienen te worden

Aantal eenheden te bestellen bij leverancier

STAP 2: Producten op orderregels doorzetten naar een inkoopfactuur

Selecteer de producten (lees: orderregels) welke doorgezet dienen te worden naar een inkooporder.

Klik op Inkooporder (Besteladvies) om de regels door te zetten.

Orderregels doorzetten naar een inkooporder

Hierbij worden twee opties weergegeven:

JA: het systeem kijkt of er een bestaande inkooporder is. Indien deze gevonden is zal het systeem automatisch het aantal beschikbare producten reserveren op de lopende inkooporder(s) met de vroegst mogelijke levering (ETA). Indien het aantal bestelde producten niet voldoende is zal het restant als een nieuwe inkooporder worden aangeboden.
NEE: Alle producten zullen als een nieuwe inkooporder worden aangeboden. Zie stap 3.

Producten op backorder annuleren

Het kan voorkomen dat orderregels geannuleerd dienen te worden. De reden kan zijn dat het betreffende product niet meer nabesteld kan of gaat worden. Of dat de betreffende klant de bestelling voor het product wil annuleren. Selecteer de betreffende orderregels en kies voor Backorder Annuleren

Backorderregels annuleren

In de bevestiging wordt gevraagd of de regel geannuleerd dient te worden. Indien gewenst wordt er een annuleringsfactuur aangemaakt.

Backorderregels annuleren bevestigen

Wanneer een backorderregel wordt geannuleerd zal het aantal de betreffende orderregel op “0” worden gezet.
Indien alle producten in en order worden geannuleerd zal de order automatisch worden afgehandeld.
Vergeet niet de klant op de hoogte te brengen wanneer regels worden geannuleerd!

STAP 3: Nieuwe inkooporder aanmaken / Besteladvies

Wanneer de betreffende orderregels zijn doorgezet naar een inkooporder komen deze in de bak “Inkooporder aanmaken” of “Besteladvies”. Dit is de laatste stap om de producten naar een inkooporder om te zetten.

Wanneer producten uit een order in dit bakje staan is het niet meer mogelijk de betreffende order te deblokkeren via de knop “Deblokkeren” in de order.
Door de ordergel te verwijderen uit dit bakje zal deze weer één plaats terug gaan in het proces en is deze terug te vinden bij “Te bestellen bij leverancier”
In de orderregel wordt het aantal eenheden weergegeven welke besteld zijn

Aantal eenheden welke besteld zijn bij leverancier

Backorderregels koppelen aan een bestaande (lopende) inkooporder

Indien een backorderregel bij Inkooporder aanmaken / Besteladvies wordt weergegeven terwijl er reeds een inkooporder is, is het mogelijk deze backorderregel aan de bestaande inkooporder te koppelen. Selecteer te betreffende regel en klik op Verwijderen

Backorderregel verwijderen zodat deze weer bij te bestelen bij leverancier wordt weergegeven

De status van de betreffende regel zal worden terug gezet waardoor de backorderregel bij “Te bestellen bij leverancier” wordt weergegeven. Ga terug naar stap 2 en kies bij de bevestiging voor de optie JA. Hierdoor zal de betreffende backorderregel aan een bestaande inkooporder worden als reservering gekoppeld.

STAP 4: Inkooporder aanmaken

Selecteer te betreffende regel en klik op Inkooporder aanmaken

Backorderregel omzetten in een nieuwe inkooporder

Kies bij de bevestig voor Ja om de backorderregels om te zetten naar een nieuwe inkooporder

Bevestiging om backorderregel omzetten in een nieuwe inkooporder

Indien er reeds een inkooporder bekend is van de betreffende leverancier, met status “nieuw”, zal de backorderegel aan deze inkooporder toegevoegd worden. Indien dit niet wenselijk is keur dan eerst de inkooporder goed.

Inkooporder

Inkooporder goedkeuren

Na het aanmaken van een inkooporder dient deze een aantal goedkeuringen te doorlopen. Deze goedkeuring (fiatteren) kan door diverse personen en/ of afdelingen worden uitgevoerd. Afhankelijk van de rechten zijn deze goedkeuring wel of niet beschikbaar voor een gebruiker.

Inkooporder goedkeuren

Door middel van de knop “deblokkeren” is het mogelijk en stap terug te gaan in het proces.

Reserveringen ongedaan maken

Door de reservering van een orderregel in een inkooporder ongedaan te maken wordt de koppeling tussen de orderregel en de inkooporder verwijderd.

Ga naar het tabblad Reserveringen in de inkooporder.

Selecteer de regel welke ongedaan gemaakt dient te worden en kies voor Bewerken

Inkooporderregel bewerken

Wijzig het aantal items welke vrijgegeven dient te worden. Indien de gehele reservering ongedaan gemaakt dient te worden zet dan het aantal op “0”

Aantal items bewerken

Aantal items op inkooporder bewerken naar nul

Bevestiging voor het aanpassen van het aantal

Door het ongedaan maken van de reserveringen zullen de items weer vooraan in het proces beginnen bij “Te bestellen bij leverancier” Zie STAP 1 voor meer informatie.
Bijdragen aan dit artikel?

Wil je dit bewerken of veranderingen voorstellen aan deze inhoud? Je kan wijzigingen aan dit artikel indienen middels GitHub.