Handige weetjes

In deze rubriek laten we aan aantal voorbeelden zien voor het aanpassen van documentsjablonen in Hybrid SaaS. Denk hierbij aan factuursjabloon, ordersjabloon, herinneringen enz. Hybrid SaaS maakt gebruik van Microsoft Word voor de opmaak van documenten. Binnen Word zijn tal van mogelijkheden. Wij zullen een aantal functies uitleggen die makkelijk zijn om zelf sjablonen aan te passen.

Document bewerken, toevoegen en opslaan

Zoek "Wordsjablonen"

Selecteer het betreffende sjabloon en klik op "Bewerken"

Wordsjablonen bewerken

Microsoft Word zal worden geopend en het geselecteerde sjabloon zal worden weergegeven. Aan de rechterkant verschijnt een overzicht van alle velden welke ingevoegd kunnen worden. Afhankelijk van het type "tabel" welke is geselecteerd bij het sjabloon worden de mogelijke velden weergegeven.

Samenvoegvelden binnen Hybrid SaaS

In het zoekveld kan worden gezocht op velden welke ingevoegd dienen te worden. Alle benamingen zijn in het Engels. Mocht je een veld niet kunnen vinden neem dan contact met ons op.
Er zijn twee verschillende soorten velden:

Indien het document naar wens ia aangepast dient het document worden geüpload in Hybrid SaaS.

Klik rechtsboven in het Word document op "Save & Store Template"

Sjabloon opslaan in Hybrid SaaS

Basis weetjes voor het bewerken van documenten

Veldcodes weergeven en bewerken

Met ALT+F9 is het mogelijk om de veldcodes weer te geven. Echter is het niet altijd wenselijk om alle codes uit het gehele document weer te geven. Door op een veldcode met de rechtermuisknop te klikken en voor de optie "Andere veldweergave" kan de veldcode zichtbaar worden gemaakt.

Veldcode weergeven

Tabellen weergeven

Om alle informatie op het document netjes onder elkaar weer te geven zal met tabellen gewerkt dienen te worden. Echter is het niet altijd wenselijk om de tabel daadwerkelijk weer te geven op de documentuitvoer.

In Word is de tabel onzichtbaar en is bijvoorbeeld het onderstaande zichtbaar.

Sjabloon opslaan in Hybrid SaaS

Om de tabellen weer te geven selecteer de optie zoal hieronder weergegeven

Sjabloon opslaan in Hybrid SaaS

De tabellen (lees rasterlijnen) zullen worden weergegeven. Voer bovenstaande bewerking nogmaals uit om de weergave te herstellen

Sjabloon opslaan in Hybrid SaaS

Tabellen vast breedte laten behouden

Om er voor te zorgen dat de kolommen een vaste breedte behouden en niet van afmeting veranderen kan de kolombreedte vastgezet worden. Klik op de tabel zodat er links bovenin de tabel een een icoontje met een kruisje verschijnt. Klik met de rechtermuisknop op het icoontje en kies vervolgens "AutoAanpassen" en daarna "Vaste kolombreedte"

Vaste kolombreedte

Aanpassen getalnotatie (Angelsaksische en Engelse notatie)

Getalnotaties voor bijvoorbeeld valuta kunnen op diverse manieren worden weergegeven. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen het het karakter voor het scheiden van duizendtallen en het karakter om decimalen weer te geven. In Nederland maken wij gebruik van de Angelsaksische notatie waarbij duizendtallen worden gescheiden dmv een "." (punt) en decimalen dmv een "," (komma). In de Engelse notatie worden deze karakters andersom gebruikt.

Bij de uitvoer van documenten met verschillende talen is het belangrijk dat de documenten goed worden ingesteld.

Voorkeursnotatie

Ga naar de betreffende MERGEFIELD

Plaats de volgende notatie \# "§0¤00" vóór \* in het MERGEFIELD

§ = MERGEFIELDS: CURRENCY GROUP SEPARATOR

¤ = MERGEFIELDS: CURRENCY DECIMAL SEPARATOR

Voorbeeld zonder voorkeursnotatie € 12345,67: {MERGEFIELD INVOICE_Line_Total_excl_VAT \* MERGEFORMAT}

Voorbeeld met voorkeursnotatie (Angelsaksisch) € 12.345,67: {MERGEFIELD INVOICE_Line_Total_excl_VAT \# "§0¤00" \* MERGEFORMAT}

Voorbeeld met voorkeursnotatie (Engels) $ 12,345.67: {MERGEFIELD INVOICE_Line_Total_excl_VAT \# "§0¤00" \* MERGEFORMAT}

Informatie verbergen

Het kan voorkomen dat iets niet weergegeven dient te worden indien geen data van is. Bijvoorbeeld een "ter attentie van" in een adres. Om er voor te zorgen dat er geen regel wordt weergegeven is het mogelijk om informatie weg te laten indien er geen data is. Dit kan worden opgelost door een zogenoemd "IF" functie (in het Nederlands ALS). Kort gezegd "als waarde X is, dan moet Y worden weergeven"

Onderstaande afbeelding laat zien dat er een lege regel wordt weergegeven omdat de "t.a.v." niet is ingevuld

Weergave met lege regel

ALS functie invoegen

Voeg een lege veldcode in met CTRL+F9

{ IF "«INVOICE_HEADER»" <> "" "«INVOICE_HEADER»" }

<> = ongelijk aan

< = kleiner dan

= groter dan

"" = Tekst altijd tussen " (quotes)

Na het toevoegen van de ALS functie zal de lege regel niet worden weergegeven zoals hieronder weergegeven.

Weergave zonder lege regel

De ALS functie kan voor talloze doeleinden worden gebruikt. Het is ook mogelijk om meerdere ALS functies in elkaar te gebruiken.

Maximaal aantal karakters vastleggen

In bepaalde gevallen kan het makkelijk zijn om het aantal karakters te limiteren. Op deze manier wordt voorkomen dat tekstregels te lang worden en daardoor niet meer op een document passen (bijv een label of sticker).

Door middel van een "maxlength" / maxlength=20 toe te voegen aan de MERGEFIELD kan het maximaal aantal karakters worden ingesteld.

Voorbeeld zonder: {MERGEFIELD PRODUCT_NAME \* MERGEFORMAT}

Voorbeeld met: {MERGEFIELD PRODUCT_NAME / maxlength=20 \* MERGEFORMAT}

Afbeelding een vaste afmeting geven

Door middel van een "size" / size=100 toe te voegen aan de MERGEFIELD kan een gefixeerde grootte krijgen

Voorbeeld zonder: {MERGEFIELD IMAGES:ORGANIZATION_IMAGES \* MERGEFORMAT}

Voorbeeld met: {MERGEFIELD IMAGES:ORGANIZATION_IMAGES / size=100 \* MERGEFORMAT}

Koppen van een tabel herhalen op volgende pagina

De kop van een tabel kan in de Kop- en voettekst van een document worden weergegeven. Echter is het ook mogelijk om de bovenste rij(en) op iedere pagina te herhalen.

Klik met de rechtermuisknop op de rij welke herhaald dient te worden. Ga naar Tabeleigenschappen > Tabblad Rij > Zet het vinkje aan voor Rij als veldnamenrij herhalen bovenaan op iedere pagina

Eerste rij op elke pagina herhalen

Tekstterugloop bij tabellen

Het kan voorkomen dat een tabel niet op de juiste plek of soms helemaal niet wordt weergegeven, wanneer deze wordt omgezet naar een PDF.

Om dit voorkomen dient de tekstterugloop van de tabel uitgeschakeld te worden.

Klik met de rechtermuisknop op de tabel. Ga naar Tabeleigenschappen > Tabblad Tabel > Selecteer bij tekstterugloop "Geen"

Geen tekstterugloop

Sjablonen testen

Soms is het niet duidelijk of een wijziging goed is doorgevoerd, of waarom bepaalde data niet correct wordt weergegeven. Het is mogelijk om vanuit Hybrid SaaS een document op te maken in Word.

Klik op een record en kies vervolgens voor "Document opmaken"

Document opmaken

Klik op het sjabloon welke getest dient te worden

Selecteer sjabloon

Het sjabloon waar een vinkje voor staat is het sjabloon wat standaard wordt gebruikt bij de geselecteerde relatie.

Zet het vinkje voor "Microsoft Word", kies het bestandstype "Word Document (.docx)*" en klik vervolgens op "Start Samenvoeging"

Word Samenvoeging starten

Door de veldcodes (door middel van ALT+F9) weer te geven kan worden bekeken waarom een bepaald veld een bepaalde waarde geeft.

Naast de uitvoer in Word is het ook mogelijk om bijvoorbeeld PDF als uitvoer te kiezen.
Bijdragen aan dit artikel?

Wil je dit bewerken of veranderingen voorstellen aan deze inhoud? Je kan wijzigingen aan dit artikel indienen middels GitHub.